Terms & Conditions

ALGEMENE VOORWAARDEN 

Long Course Weekend België

JUST EDDY BV

BE 1010.845.215

 

ARTIKEL 1. PRESENTATIE

Just Eddy organiseert het Long Course Weekend België, dat plaatsvindt in Nieuwpoort op 26, 27 en 28 september 2025.

- Vrijdag 26 september: Zwemmen (3800m en 1900m)

- Zaterdag 27 september: Fietsen (45km, 90km en 180km)

- Zondag 28 september: Lopen (Marathon, Halve Marathon, 10km, 5km en Kids Race)

 

ARTIKEL 2. AANVAARDING VAN DE VOORWAARDEN

Deze Voorwaarden zijn van toepassing in plaats van en hebben voorrang op alle andere voorwaarden (of deze nu in strijd zijn met of afwijken van deze Voorwaarden) die zijn opgenomen of waarnaar wordt verwezen in enig document dat door de Deelnemer is ingediend of in correspondentie of elders, of die worden geïmpliceerd door handelsgewoonten, praktijken of gang van zaken. Een wijziging van deze Voorwaarden is alleen geldig als de Evenementenorganisator de Deelnemer hiervan schriftelijk op de hoogte stelt in enig officieel evenementmateriaal of correspondentie voorafgaand aan het Evenement (inclusief per e-mail). De Deelnemer wordt geacht deze Voorwaarden te hebben aanvaard bij voltooiing van het Inschrijfformulier.

Met hun inschrijving voor de race accepteren alle deelnemers de huidige algemene voorwaarden en ontslaan zij de evenementorganisatoren, sponsors, promotors, vertegenwoordigers, opvolgers en rechtverkrijgenden, en alle andere personen die bij het evenement betrokken zijn, van alle aansprakelijkheden, claims, acties of schade die de deelnemer tegen hen kan hebben als gevolg van of op enigerlei wijze verbonden met de deelname aan dit evenement.

 

ARTIKEL 3. DEELNAME

 

3.1 De Deelnemer erkent dat deelname aan het Evenement fysiek inspannend is. Het is erkend dat deelname aan het Evenement fysiek veeleisend zal zijn en de Deelnemer is zich bewust van de aard van het Evenement en de bijbehorende medische en fysieke risico's.

 

3.2 De Deelnemer stemt ermee in dat hij/zij fysiek in staat is om deel te nemen aan het Evenement en stemt ermee in als enige verantwoordelijk te zijn voor zijn/haar acties. De Evenementenorganisator, zijn functionarissen, werknemers, agenten, gelieerde ondernemingen, geassocieerde bedrijven, sponsors of medische adviseurs zijn niet verantwoordelijk voor enig letsel of ziekte dat de Deelnemer mogelijk oploopt als gevolg van zijn/haar deelname aan het Evenement. De Deelnemer accepteert dat, indien er voor het Evenement een medische of fysieke aandoening ontstaat die zijn/haar vermogen om te concurreren waarschijnlijk zal beïnvloeden, de Deelnemer zich zal terugtrekken in overeenstemming met deze Voorwaarden.

 

3.3 De Deelnemer stemt ermee in zich te houden aan alle toepasselijke regels en voorschriften voor de verschillende onderdelen van het evenement, zoals zwemmen, fietsen en hardlopen. De Deelnemer heeft geen recht op terugbetaling van het inschrijfgeld als hij/zij wordt gediskwalificeerd van het evenement wegens overtreding van deze regels en voorschriften. De Evenementenorganisator behoudt zich het recht voor om aanvullende regels op te leggen die deel uitmaken van deze Voorwaarden. Alle relevante regels en voorschriften worden verstrekt door de bevoegde instanties die betrokken zijn bij de organisatie van het evenement.

 

3.4 De Deelnemer moet zich registreren en zijn/haar fiets plaatsen op de tijden en op de dag zoals aangegeven in de evenementinformatie die door de Evenementenorganisator vóór het Evenement wordt verstrekt.

 

3.5 Het is de verantwoordelijkheid van de Deelnemer om een deugdelijke fiets en helm te leveren en te gebruiken die voldoen aan de regels en voorschriften van de bevoegde instantie.

 

3.6 Tenzij anders aangegeven door de Evenementenorganisator, zijn wetsuits verplicht voor openwaterzwemmen wanneer de watertemperatuur onder de 15,9°C ligt. Bij watertemperaturen tot 24°C is het gebruik van een wetsuit optioneel. Boven deze temperatuur is het dragen van een wetsuit verboden. Het is de verantwoordelijkheid van de Deelnemer om een wetsuit te leveren en te gebruiken dat voldoet aan de geldende veiligheids- en wedstrijdvoorschriften. Deelnemers zonder wetsuit mogen niet deelnemen indien een wetsuit verplicht is gesteld.

 

3.7 De Evenementenorganisator kan naar eigen goeddunken tijdslimieten instellen als onderdeel van de evenementregels, zijnde limieten op de tijd die nodig is om delen van het Evenement te voltooien (zoals bepaald door de Evenementenorganisator) om een veilige en correcte uitvoering van het Evenement te waarborgen. Vervolgens kunnen deelnemers worden geïnstrueerd zich terug te trekken uit de race in overeenstemming met de opgelegde tijdslimieten.

 

3.8 De Evenementenorganisator behoudt zich het recht voor om te allen tijde Deelnemers uit het Evenement te verwijderen of te verhinderen deel te nemen aan het Evenement en toekomstige evenementen, indien de Evenementenorganisator naar eigen goeddunken van mening is dat dergelijke maatregelen nodig zijn om veiligheidsredenen of voor het juiste plezier van het Evenement door andere Deelnemers of om enige andere redelijke reden. Er zal geen restitutie van het inschrijfgeld plaatsvinden indien de Deelnemer nalatig, kwaadwillig, met opzet of anderszins zonder de nodige zorg en aandacht voor het Evenement of andere deelnemers heeft gehandeld, zodat dit heeft geleid tot zijn/haar verwijdering/diskwalificatie; de betreffende atleten kunnen ook een levenslang verbod op alle evenementen krijgen.

 

3.9 De Evenementenorganisator zal alle communicatie, inclusief eventuele aanbiedingen van uitgestelde inschrijving of gereserveerde inschrijvingsplaatsen, nieuwsbrieven en andere relevante evenementinformatie, per e-mail versturen naar het e-mailadres dat door de Deelnemer is opgegeven op het Inschrijfformulier. De Evenementenorganisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele computerstoringen of andere technische anomalieën die zich voordoen tijdens het versturen van dergelijke e-mailcommunicatie en die resulteren in het niet ontvangen door de Deelnemer. Om ervoor te zorgen dat alle evenementinformatie wordt ontvangen, is het de exclusieve verantwoordelijkheid van de Deelnemer om ervoor te zorgen dat hij/zij de Evenementenorganisator voorziet van het juiste e-mailadres en postadres en om de Evenementenorganisator te informeren over eventuele wijzigingen hierin vóór het Evenement.

 

De Evenementenorganisator zal eventuele wijzigingen in de contactgegevens van de Deelnemer verwerken tot 4 weken vóór het Evenement. Deelnemers kunnen hun officiële Race Pack ophalen vanaf donderdag 19 september, op de locatie van het evenement. Hiervoor dient de Deelnemer zijn/haar inschrijvingsbewijs mee te nemen. De Evenementenorganisator is niet verantwoordelijk voor het niet tijdig ophalen van het Race Pack door de Deelnemer. Mocht de Deelnemer om welke reden dan ook geen Race Pack ophalen vóór de start van het Evenement, dan ligt de verantwoordelijkheid bij de Deelnemer om dit alsnog op te halen op de door de organisatie aangegeven momenten.

 

3.10 Bij de registratie moet de Deelnemer een geldig identiteitsbewijs met foto overleggen dat door de Evenementenorganisator wordt geaccepteerd (zoals een rijbewijs, ID of paspoort). Mocht een atleet een plaats doorgeven/aanvaarden, gratis of betaald, dan worden beide atleten gediskwalificeerd voorafgaand en/of tijdens het evenement. Dit omvat het verkopen van de plaats online of op andere wijze. Vanwege de ernst van het ongeldig maken van verzekeringen, verkeerde medische informatie en informatie van naasten, kunnen de betreffende atleten ook een levenslang verbod op alle evenementen krijgen.

 

3.11 Het startnummer/goody bag moet uitsluitend door de atleet worden opgehaald met een geldig identiteitsbewijs met foto.

 

3.12 Hoewel de Evenementenorganisator alle zorg in acht neemt bij het organiseren van het Evenement, erkent de Deelnemer dat persoonlijke ongevallen- en eigendomsverzekering zijn of haar eigen verantwoordelijkheid is.

 

3.13 Minimumleeftijd voor deelname:

• De minimumleeftijd voor deelname aan het evenement is 16 jaar op de dag van het evenement.
• Voor de 5 km en 10 km hardloopwedstrijden geldt een minimumleeftijd van 12 jaar.
• Voor de marathonafstand van 42,2 km geldt een minimumleeftijd van 18 jaar. 

 

3.14 De beslissingen van de Evenementenorganisator en zijn aangestelden zijn definitief en bindend.

 

3.15 De Evenementenorganisator is niet verantwoordelijk voor enig verlies, schade, ontvreemding of verwonding opgelopen door de Deelnemer, of verloren voorwerpen of eigendommen die door de Deelnemer zijn achtergelaten tijdens of na het Evenement.

 

3.16 Alle beslissingen en uitspraken van de Evenementenorganisator, zijn werknemers en zijn agenten worden als definitief beschouwd. Dienovereenkomstig zal de Deelnemer zich houden aan alle evenementregels en alle instructies en richtlijnen die worden gegeven door stewards, marshals en veiligheidsmedewerkers. De Deelnemer erkent en stemt ermee in dat de Evenementenorganisator het Evenement zal organiseren en leiden, en dat hij de enige autoriteit zal hebben en de uiteindelijke arbiter zal zijn in alle beslissingen met betrekking tot de veiligheid, het verloop en de organisatie van het Evenement, de regels van het Evenement, de timing/finishtijden en de klasseringen.

 

3.17 Deze Voorwaarden zijn persoonlijk voor de Deelnemer en hij/zij mag geen van zijn/haar rechten of verplichtingen onder deze Overeenkomst overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Evenementenorganisator. De Deelnemer verklaart en garandeert dat de inschrijving uitsluitend is aangeschaft voor persoonlijk gebruik, dat deze niet gratis of anderszins gratis mag worden geschonken, en dat deze niet is aangeschaft als onderdeel van enige vorm van zakelijke of commerciële activiteit (behalve uitdrukkelijk toegestaan door de Evenementenorganisator). In het bijzonder mag de inschrijving niet worden doorverkocht of aangeboden voor wederverkoop door iemand, of dit nu tegen een hogere prijs is of anderszins, en mag deze niet worden gebruikt voor reclame, promotie, als prijs (inclusief in wedstrijden en sweepstakes), reispakketten, of voor enige andere commerciële doeleinden. Een donatie, schenking, doorverkoop of poging tot doorverkoop is een reden voor inbeslagname of annulering zonder restitutie of andere compensatie.

 

3.18 De Deelnemer erkent en accepteert dat omstandigheden met betrekking tot een Evenement van tijd tot tijd kunnen veranderen om redenen buiten de redelijke controle van de Evenementenorganisator of anderszins, zonder dat de Evenementenorganisator enige aansprakelijkheid op zich neemt en zonder dat de Deelnemer rechten op terugtrekking verkrijgt, anders dan vermeld in artikel 4 hieronder. Ter illustratie kunnen er bijvoorbeeld parkeerregelingen, regels met betrekking tot wetsuits en problemen met hotels ontstaan/veranderen, maar dergelijke veranderingen/problemen geven de Deelnemer niet het recht om zich terug te trekken, noch zal de Evenementenorganisator aansprakelijk worden gesteld, behalve zoals anderszins hierin vermeld.

 

3.19 Elke atleet die lasterlijke of onjuiste opmerkingen/statussen plaatst op sociale media zal worden gediskwalificeerd en/of worden verbannen van alle toekomstige evenementen, en dit kan leiden tot juridische stappen.

 

3.20 Cut-off tijden voor het Long Course Weekend en de individuele evenementen:

• Zwemmen:
  • 3800 meter: maximaal 2 uur en 15 minuten.
  • 1900 meter: maximaal 1 uur en 40 minuten.
• Fietsen:
  • 180 kilometer: maximaal 9 uur.
  • 90 kilometer: maximaal 8 uur.
  • 45 kilometer: maximaal 3 uur.
• Lopen:
  • Marathon (42,2 km): maximaal 5 uur en 30 minuten.
  • Halve marathon (21,1 km): maximaal 3 uur en 30 minuten.
  • 10 kilometer: maximaal 90 minuten.
  • 5 kilometer: maximaal 60 minuten.

 

---

 

ARTIKEL 4. BOEKINGEN & BETALINGEN

 

4.1 In ruil voor het recht om deel te nemen, moet de Deelnemer de vergoeding betalen uiterlijk op de sluitingsdatum die op het inschrijfformulier staat vermeld.

 

4.2 De Deelnemer komt pas in aanmerking voor deelname aan het Evenement nadat volledige betaling van de vergoeding door de Evenementenorganisator is ontvangen, minimaal 2 weken vóór de start van het evenement. Geen enkele betaling wordt geacht te zijn ontvangen totdat de Evenementenorganisator het geld heeft ontvangen.

 

---

 

ARTIKEL 5. TERUGTREKKING, ANNULERINGEN OF WIJZIGINGEN

 

5.1 Wij zijn niet aansprakelijk voor terugbetaling van inschrijvingen of voor enige andere sanctie in geval van annulering van het evenement door overmacht. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enige gevolgschade en zijn niet verplicht om andere kosten te vergoeden, zoals transportkosten, accommodatie, enz. De organisatie zal een compensatievoorstel doen aan de deelnemer voor het volgende Long Course Weekend België-evenement. De organisator kan niet verplicht worden om het inschrijfgeld terug te betalen.

 

5.2 Er wordt geen restitutie verleend voor het inschrijfgeld of eventuele extra's (merchandise, goede doelen, enz.) in geval van annulering door een deelnemer.

 

5.3 In het geval van annulering van het evenement zullen we ons inspannen om alle atleten een week vóór het evenement te informeren, hoewel dit niet altijd mogelijk is. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enige gevolgschade en zijn niet verplicht om andere kosten te vergoeden, zoals transportkosten, accommodatie, enz. De organisatie zal een compensatievoorstel doen aan de deelnemer voor het volgende Long Course Weekend België-evenement. De organisator kan niet verplicht worden om het inschrijfgeld terug te betalen.

 

5.4 Als de deelnemer zijn inschrijving wil annuleren zonder annuleringsverzekering, heeft deze de mogelijkheid om zijn inschrijving over te dragen naar de volgende editie. Dit moet echter vóór 31-07-2025 gebeuren. Na deze datum kan de inschrijving niet meer worden verplaatst.

 

Wijzigingen van afstanden vóór het evenement:

 

5.5 Individuele Sportinschrijvingen: Tot en met 31 juli: Het wijzigen naar een kortere afstand is gratis. Indien je naar een langere afstand wilt wijzigen, dien je het verschil in inschrijfgeld te betalen. Vanaf 1 augustus: Voor elke afstandswijziging wordt een administratiekost van €10 in rekening gebracht, plus het eventuele verschil in inschrijfgeld indien je naar een langere afstand overstapt.

 

5.6 Een naamswijziging kan tot en met 1 september online worden doorgevoerd. Na deze datum kunnen naamswijzigingen alleen ter plaatse worden uitgevoerd op de registratielocatie van het evenement. Voor elke naamswijziging die ter plaatse wordt uitgevoerd, wordt een administratiekost van €10 in rekening gebracht

 

---

 

ARTIKEL 6. OVERWEGINGEN

 

De inschrijving is persoonlijk en niet overdraagbaar en betekent de volledige aanvaarding van de wedstrijdregels, inclusief de vrijwaring van civiele aansprakelijkheid. Zodra de inschrijving is voltooid, kan deze onder geen enkele omstandigheid aan een andere persoon worden overgedragen.

 

---

 

ARTIKEL 7. CATEGORIEËN EN RESULTATEN

 

Leeftijdsgroepcategorieën worden gedefinieerd per discipline (Zwemmen/Fietsen/Lopen). De volgende resultaten zullen beschikbaar zijn:

 

- Algemene mannelijke en vrouwelijke resultaten voor het Long Course Weekend.

- Algemene mannelijke en vrouwelijke resultaten voor elke discipline (Zwemmen/Fietsen/Lopen) en voor elke afstand.

- De resultaten omvatten officiële tijd, real-time van elke deelnemer.

 

De rangschikking voor zowel het FULL LONG COURSE Weekend als het HALF LONG COURSE Weekend wordt bepaald door het optellen van de totaaltijden van de drie afzonderlijke disciplines: zwemmen, fietsen en lopen. Het eindresultaat is de som van de totale zwemtijd, de totale fietstijd en de totale looptijd van de deelnemer.

Voor het fietsonderdeel wordt alleen een aparte uitslag gepubliceerd voor de deelnemers aan de 180 km, waarbij de totale fietstijd wordt berekend door de tijden van de twee tijdritten op het parcours bij elkaar op te tellen.

Daarnaast is er een speciale prijs, de King Of The Mountain, voor de deelnemer die de tijdrit op de Kemmelberg het snelst heeft voltooid.

 

—

 

 

ARTIKEL 8. PRIJZEN

 

De beste 3 mannen en vrouwen van de algemene resultaten van het Long Course Weekend. De beste 3 mannen en vrouwen van de algemene resultaten van elke discipline (Zwemmen, Fietsen, Lopen) en voor elke afstand ontvangen een trofee. Alle finishers in elke discipline en afstand ontvangen een medaille. De Long Course Weekend-deelnemers die de 3 disciplines voltooien, ontvangen ook de 4e medaille.

 

---

 

ARTIKEL 9. KLACHTEN

 

Klachten moeten per e-mail worden ingediend: [email protected] vóór de volgende woensdag na het evenement. De organisatie zal binnen 10 dagen na ontvangst van de klacht reageren. Tot die dag zullen de resultaten voorlopig zijn.

 

---

 

ARTIKEL 10. STARTNUMMER

 

Het ophalen van het BIB-nummer zal plaatsvinden op de registratielocatie tijdens de openingstijden. Bij registratie moet de Deelnemer een geldig persoonlijk identiteitsbewijs met foto overleggen dat door de Evenementenorganisator wordt geaccepteerd (zoals een rijbewijs of paspoort). Het startnummer moet tijdens de hele race duidelijk zichtbaar zijn aan de voorkant en mag niet worden aangepast.

 

---

 

ARTIKEL 11. CHIP

 

De chip is inbegrepen in het inschrijfgeld. Om veiligheidsredenen is het verplicht om met de chip deel te nemen. De verstrekte chip moet bij de finish worden ingeleverd.

 

---

 

ARTIKEL 12. DISKWALIFICATIES

 

Leidt tot diskwalificatie:

 

- Het verstrekken van onjuiste informatie bij inschrijving (leeftijd, woonplaats, enz.)

- Het niet voltooien van het volledige parcours

- Het niet passeren van de controleposten op het parcours

- Het niet correct tonen of wijzigen van het startnummer

- Deelnemen met het startnummer of/ en de chip van een andere deelnemer

- Het negeren van de instructies van de organisatoren en/of juryleden tijdens het parcours

- Het weigeren om de dopingtest te doen

- Onsportief gedrag

 

---

 

ARTIKEL 13. MEDISCHE HULP

 

Het Long Course Weekend zal medische diensten beschikbaar stellen om de deelnemers te helpen. De organisatie moedigt alle deelnemers aan om vóór de race een medisch onderzoek te ondergaan. Alle deelnemers accepteren de risico's die verbonden zijn aan het beoefenen van deze sport.

 

 

ARTIKEL 14. VERANDERINGEN, ANNULERINGEN, UITSLUITING VAN AANSPRAKELIJKHEID

 

14.1 De Evenementenorganisator behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de datum, het tijdstip, het parcours of andere details van het Evenement. De Deelnemer heeft geen recht op enige terugbetaling van het inschrijfgeld of enige andere vergoeding als gevolg van dergelijke wijzigingen, tenzij anders door de Evenementenorganisator bepaald.

 

14.2 De Evenementenorganisator behoudt zich het recht voor om het Evenement te annuleren bij extreme weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten zijn redelijke controle. In geval van annulering van het Evenement zal de Evenementenorganisator redelijke inspanningen leveren om de Deelnemer te informeren via het e-mailadres dat is opgegeven op het Inschrijfformulier. De Deelnemer zal in geval van annulering geen recht hebben op enige vergoeding van kosten en/of schade als gevolg van de annulering.

 

ARTIKEL 15. TOEPASSELIJK RECHT

 

Op deze Algemene Voorwaarden en het Evenement is het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Algemene Voorwaarden of het Evenement zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Brussel, België.